Makalah Microsoft Excel Sebagai Pengolah Data Tabel
1.1 Latar Belakang
Microsoft Excel (MS-Excel)
merupakan program aplikasi spreadsheet (lembar kerja elektronik) canggih
yang paling populer dan paling banyak digunakan saat ini. Excel akan
sangat membantu kita dalam hal menghitung, memproyeksikan, menganalisa
dan mampu mempresentasikan data dalam bentuk tabel dengan berbagai jenis
tabel yang disediakannya, mulai dari bentuk Bar, Grafik, Pie, Line dan
banyak lagi. Excel 2000 merupakan pengembangan dari excel versi
sebelumnya yang lebih ditingkatkan fungsinya dan dikonsentrasikan agar
spreadsheet ini lebih familiar (mudah dipakai), lebih fleksibel, lebih
mudah diintegrasikan dengan program office lainnya dan yang tak kalah
penting adalah kemampuan untuk langsung berhubungan dengan internet.
Walaupun demikian, Excel 2000 ini akan selalu dikembangkan oleh pihak
Microsoft sehingga akhirnya kita betul-betul dimanja oleh software
Microsoft ini.
1.2 Rumusan Masalah
1.2.1. Apa definisi dan fungsi Microsoft Excel?
1.2.2. Bagaimana cara menggunakan Microsoft Excel dengan baik dan
benar?
1.2.3. Bagaimana cara mengaplikasikan Microsoft Excel dalam bidang
pendidikan?
1.3 Tujuan
1.3.1 Memahami cara memulai, menjalankan, dan mengakhiri perangkat lunak Microsoft Office Excel.
1.3.2 Mengoperasikan fungsi menu-menu lembar sebar
1.3.3 Mengoperasikan menu-menu editing lembar sebar
1.3.4 Menggunakan rumus dan fungsi pada lembar sebar
1.3.5 Mengoperasikan perintah cetak pada lembar sebar
1.3.6 Mampu menggunakan / mengaplikasikan penggunaan Microsotf Office Excel dalam kehidupan sehari-hari.
1.4 Manfaat
1.4.1 Menambah pengetahuan tentang Microsoft Excel 2007
1.4.2 Melatih siswa-siswi untuk membuat Makalah
1.4.3 Menambah topik guru yang diajarkan dengan adanya Makalah dari siswa-siswi
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Definisi dan Sejarah Microsoft Excel
v Pengenalan Microsoft Excel
Microsoft Excel atau Microsoft
Office Excel adalah sebuah program aplikasi lembar kerja spreadsheet
yang dibuat dan didistribusikan oleh Microsoft Corporation untuk sistem
operasi Microsoft Windows dan Mac OS. Aplikasi ini memiliki fitur
kalkulasi dan pembuatan grafik yang baik, dengan menggunakan strategi
marketing Microsoft yang agresif, menjadikan Microsoft Excel sebagai
salah satu program komputer yang populer digunakan di dalam komputer
mikro hingga saat ini. Bahkan, saat ini program ini merupakan program
spreadsheet paling banyak digunakan oleh banyak pihak, baik di platform
PC berbasis Windows maupun platform Macintosh berbasis Mac OS, semenjak
versi 5.0 diterbitkan pada tahun 1993. Aplikasi ini merupakan bagian
dari Microsoft Office System, dan versi terakhir adalah versi Microsoft
Office Excel 2007 yang diintegrasikan di dalam paket Microsoft Office
System 2007 .
Microsoft Excel merupakan
perangkat lunak untuk mengolah data secara otomatis meliputi perhitungan
dasar, penggunaan fungsi-fungsi, pembuatan grafik dan manajemen data.
Perangkat lunak ini sangat membantu untuk menyelesaikan permasalahan
administratif mulai yang paling sedernaha sampai yang lebih
kompleks. Permasalahan sederhana tersebut misalnya membuat rencana
kebutuhan barang meliputi nama barang, jumlah barang dan perkiraan harga
barang. Permasalahan ini sebenarnya dapat juga diselesaikan menggunakan
Microsoft Word karena hanya sedikit memerlukan proses perhitungan,
tetapi lebih mudah diselesaikan dengan Microsoft Excel. Contoh
permasalahan yang lebih kompleks adalah pembuatan laporan keuangan
(general ledger) yang memerlukan banyak perhitungan, manajemen data
dengan menampilkan grafik data pivot tabel atau penggunaan
fungsi-fungsi matematis ataupun logika pada sebuah laporan. Penyelesaian
permasalahan yang komplek juga dapat memanfaatkan pemograman macro yang
disediakan oleh Excel agar proses penggunaan lebih mudah.
v Sejarah Singkat Microsoft Excel
Pada tahun 1982, Microsoft membuat sebuah program spreadsheet yang disebut denganMultiplan, yang sangat populer dalam sistem-sistem CP/M, tapi tidak dalam sistem MS-DOSmengingat di sana sudah berdiri saingannya, yakni Lotus 1-2-3. Hal ini membuat Microsoft memulai pengembangan sebuah program spreadsheet yang baru yang disebut dengan Excel,
dengan tujuan, seperti yang dikatakan oleh Doug Klunder, "do everything
1-2-3 does and do it better/melakukan apa yang dilakukan oleh 1-2-3 dan
lebih baik lagi".
Versi pertama Excel dirilis untuk Macintosh pada tahun 1985 dan versi Windows-nya menyusul (dinomori versi 2.0) pada November 1987.
Lotus ternyata terlambat turun ke pasar program spreadsheet untuk
Windows, dan pada tahun tersebut, Lotus 1-2-3 masih berbasis MS-DOS.
Pada tahun 1988, Excel
pun mulai menggeser 1-2-3 dalam pangsa pasar programspreadsheet dan
menjadikan Microsoft sebagai salah satu perusahaan pengembang aplikasi
perangkat lunak untuk komputer pribadi yang andal. Prestasi ini
mengukuhkan Microsoft sebagai kompetitor yang sangat kuat bagi 1-2-3 dan
bahkan mereka mengembangkannya lebih baik lagi. Microsoft, dengan
menggunakan keunggulannya, rata-rata merilis versi Excel baru setiap dua
tahun sekali, dan versi Excel untuk Windows terakhir adalah Microsoft
Office Excel 2010 (Excel 14), sementara untuk Macintosh (Mac OS X),
versi terakhirnya adalah Excel for Mac.
Pada awal-awal peluncurannya,
Excel menjadi sasaran tuntutan perusahaan lainnya yang bergerak dalam
bidang industri finansial yang telah menjual sebuah perangkat lunak yang
juga memiliki nama Excel. Akhirnya, Microsoft pun mengakhiri tuntutan
tersebut dengan kekalahan dan Microsoft harus mengubah nama Excel menjadi "Microsoft Excel" dalam semua rilis pers dan dokumen Microsoft.
Meskipun demikian, dalam prakteknya, hal ini diabaikan dan bahkan
Microsoft membeli Excel dari perusahaan yang sebelumnya menuntut mereka,
sehingga penggunaan nama Excel saja tidak akan membawa masalah lagi.
Microsoft juga sering menggunakan huruf XL sebagai singkatan
untuk program tersebut, yang meskipun tidak umum lagi, ikon yang
digunakan oleh program tersebut masih terdiri atas dua huruf tersebut
(meski diberi beberapa gaya penulisan). Selain itu, ekstensi default
dari spreadsheet yang dibuat oleh Microsoft Excel hingga versi 11.0
(Excel 2003) adalah *.xls sedangkan mulai Microsoft Office Excel 2007
(versi 12.0) ekstensi default-nya adalah *.xlsx yang mendukung format
HTML namun dengan isi yang sama memiliki ukuran file yang lebih kecil
jika dibandingkan dengan versi-versi Excel sebelumnya.
Excel menawarkan banyak
keunggulan antarmuka jika dibandingkan dengan programspreadsheet yang
mendahuluinya, tapi esensinya masih sama dengan VisiCalc (perangkat lunak spreadsheet yang terkenal pertama kali): Sel disusun dalam baris dan kolom, serta mengandungdata atau formula dengan berisi referensi absolut atau referensi relatif terhadap sel lainnya.
Excel merupakan
program spreadsheet pertama yang mengizinkan pengguna untuk
mendefinisikan bagaimana tampilan dari spreadsheet yang mereka sunting:
font, atribut karakter, dan tampilan setiap sel. Excel juga menawarkan
penghitungan kembali terhadap sel-sel secara cerdas, di mana hanya sel
yang berkaitan dengan sel tersebut saja yang akan diperbarui nilanya (di
mana program-program spreadsheet lainnya akan menghitung ulang
keseluruhan data atau menunggu perintah khusus dari pengguna). Selain
itu, Excel juga menawarkan fitur pengolahan grafik yang sangat baik.
WK1 (1-2-3)
- WK4 (1-2-3)
- WJ3 (1-2-3 Japanese) (.wj3)
- WKS (1-2-3)
- WK3 (1-2-3)
- WK1 FMT(1-2-3)
- WJ2 (1-2-3 Japanese) (.wj2)
- WJ3, FJ3 (1-2-3 Japanese) (.wj3)
- DBF 2 (dBASE II)
- WQ1 (Quattro Pro/DOS)
- WK3,FM3(1-2-3)
- Microsoft Excel Chart (.xlc)
- WK1, ALL(1-2-3)
- WJ1 (1-2-3 Japanese) (.wj1)
- WKS (Works Japanese) (.wks)
Sedangkan beberapa format yang dapat dibuka, tapi tidak dapat disimpan di Excel 2007 antara lain:
- Microsoft Excel 2.1 Worksheet
- Microsoft Excel 2.1 Macro
- Microsoft Excel 3.0 Worksheet
- Microsoft Excel 3.0 Macro
- Microsoft Excel 4.0 Worksheet
- Microsoft Excel 4.0 Macro
- Microsoft Excel 97 - Excel 2003 & 5.0/95 Workbook
- Microsoft Excel 4.0 Workbook
- DBF 3 (dBASE III)
- DBF 4 (dBASE IV)
Berikut ini adalah beberapa ekstensi Microsoft Excel:
*.xls
, merupakan format default Microsoft Excel sebelum Excel 12. Masih berbasis format BIFF dan dapat menyimpan macro VBA.*.xlt
, merupakan format untuk template worksheet Microsoft Excel sebelum Excel 12. Masih berbasis format BIFF dan dapat menyimpan macro VBA.*.XML
, atau yang disebut sebagai XML Spreadsheet. Tidak mampu menampung macroVBA.*.xla
, merupakan format untuk Excel Add-in sebelum Excel 12. Masih berbasis format BIFF dan dapat menyimpan macro VBA, mengingat tujuannya adalah untuk menambahkan kemampuan Microsoft Excel.*.xlsx
, merupakan format default worksheet Microsoft Excel 12, yang telah berbasis XML. Tidak dapat menyimpan macro VBA, karena alasan keamanan. Sebenarnya merupakan sebuah arsip terkompres berformat ZIP dengan struktur dokumen yang terdiri atas dokumen teks XML. Adalah pengganti dari format.xls
yang kuno.*.xlsm
, merupakan format worksheet Microsoft Excel 12, yang telah berbasis XML, tapi dapat menyimpan macro VBA.*.xlsb
, merupakan format worksheet Microsoft Excel 12, yang telah berbasis XML, tapi dikodekan dalam bentuk biner. Format ini memiliki keunggulan lebih kepat dibuka dan lebih efisien, mengingat tujuan dibuatnya format ini adalah untuk menanganiworksheet yang sangat besar yang terdiri atas puluhan ribu baris atau ratusan kolom.*.xltm
, merupakan format untuk template worksheet Microsoft Excel 12, yang telah berbasis XML tapi mampu menyimpan macro VBA. Merupakan pengganti dari format*.xlt
.*.xlam
, merupakan format untuk Excel Add-in untuk menambah kemampuan Excel 12. Secara default mampu menangani macro VBA, mengingat tujuannya adalah menambahkan kemampuan Excel.
2.2. Fungsi Microsoft Excel
1. Kalkulasi, dengan program ini
kita bisa melakukan kalkulasi atau penghitungan dengan mudah, baik
penghitungan yang sederhana maupun dengan rumus – rumus yang sangat
kompleks.
2. Grafik, dengan program ini kita bisa mempresentasikan data kita dalam bentuk grafik yang komunikatif.
3. Komunikasi, dengan program ini
kita juga bisa berkomunikasi dengan pengguna (user) lain.Program ini
sudah dirancang untuk bisa saling bertukar informasi dalam bentuk
jaringan dimana orang lain bisa membuka lembar kerja kita dari terminal
(komputer) yang berlainan,bahkan ia juga bisa melakukan perubahan pada
lembar kerja yang sama pada saat yang bersamaan pula.
4. Internet,suatu saat mungkin
kita akan mengirim data dalam bentuk tabel atau grafik pada orang lain
di tempat di seluruh dunia,Microsoft Excel bisa melakukanya dengan baik
sekali.
5. Otomatis, dengan Excel kita
bisa menggunakan otomatisasi penghitungan data yang kita ketikkan.Dengan
perumusan yang benar,maka Excel akan langsung melakukan perubahan
secara otomatis terhadap data kita setiap kali mengalami perubahan.
6. Aplikasi, Microsoft Excel dapat membantu kita merancang aplikasi siap pakai,yaitu dengan fasilitas macro.
2.3. Kelebihan dan Kekurangan Microsoft Excel
Excel 2007 hadir dengan tambahan
berbagai fasilitas sehingga lebih sempurna dibandingkan dengan versi
sebelumnya. Fitur baru tersebut antara lain adalah desain jendela
(interface) Excel, jumlah baris dan kolom lebih banyak, format file
baru, penulisan formula lebih mudah. Office Themes dan Excel Styles,
pengurutan dan penyaringan data didesain lebih canggih, tampilan grafik
yang lebih variatif, PivotTable lebih mudah digunakan dan sebagainya.
Perhatikan sebagian ilustrasi berikut ini:
1. Jumlah
kolom yang tersedia di Excel 2007 adalah 16.384 yang dimulai dari kolom
A hingga berakhir di kolom XFD, versi sebelumnya hanya 256 kolom.
Serta baris dalam Excel 2007 sebanyak 1.048.576 yang dimulai dari baris 1
dan berakhir di baris 1.048.576, versi sebelumnya 65.536.
2. Pada Excel 2003, jumlah sel sekitar 16 juta, tapi pada Excel 2007, jumlah sel mencapai 17 miliar.
3. Memori
yang digunakan di dalam komputer, saat ini dapat sampai batas maksimal
yang berlaku di Microsoft Windows, sebelumnya hanya 1 megabyte.
4. Jumlah warna unik dalam sebuah workbook dapat mencapai 4.3 milyar, sebelumnya hanya 56.
5. Jumlah
kondisi pada fasilitas format kondisional, Excel versi terbaru ini
hanya dibatasi oleh kapasitas memori, sebelumnya hanya ada 3 kondisi.
6. Jumlah
level pada fasilitas Sort atau pengurutan data, saat ini sampai 64
level, bandingan dengan versi sebelumnya yang hanya 3 level.
7. Jumlah daftar pada menu drop-down dalam fasilitas Filter bisa mencapai 10.000, sebelumnya hanya 1.000.
8. Maksimal jumlah karakter dalam sebuah formula diperbolehkan sampai 8.000, sebelumnya hanya 1.000 karakter.
9. Jumlah maksimal argumen pada fungsi, versi terbaru ini membolehkan sampai 255 argumen, sebelumnya hanya 30 argumen.
10. Maksimal jumlah item yang dihasilkan dari perintah Find, kini mencapai 2 Milyar, sebelumnya hanya 64.000.
11. Jumlah baris yang diperbolehkan di dalam sebuah PivotTable, saat ini mencapai 1 Juta baris lebih, sebelumnya hanya 64.000.
12. Jumlah kolom yang tersedia pada versi baru ini adalah 16.000 kolom, sebelumnya hanya 255 kolom.
13. Jumlah field pada PivotTable dapat mencapai 16.000, sebelumnya 255.
14. Excel
2007 format yang paling populer dan fleksibel jadi sebagian besar
software data entry ada fasilitas konversi ke format excel atau format
lain yang bisa dibaca excel. Atau jika dibutuhkan kita bisa konversi
balik dari excel ke software statistik lainnya.
15. Dengan
memanfaatkan fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP, kita bisa mengkontrol
identitas responden untuk keperluan transfer informasi antar tabel,
antar sheet atau antar file excel.
16. Dengan
Pivot Tables, kita bisa kerja lebih efektif karena semua tabel summary
yang kita rencanakan bisa kita buat dahulu walaupun data belum masuk
semua. Setiap ada data masuk otomatis pivot table akan me-refresh
sehingga tabel akan terupdate sendiri. Ini sangat berguna, kecuali kita
jago membuat syntax dan saya yakin banyak orang yang tidak hobby main
syntax.
Kelemahan tentu Ada dan ini
menjadi perhatian extra untuk menjaga kualitas pengolahan data. Beberapa
kelemahan Excel 2007 adalah:
1. Pivot
tabel yang menyertakan banyak kolom/pertanyaan menghasilkan tabel
berupa crosstab atau nested atau tersarang, banyak orang belum mampu
membuat tabel dalam 1 pivot yang stack atau berjajar. Jadi mau tidak mau
membuat 2 tabel pivot untuk masing-masing pertanyaan/kolom. Kendalanya
adalah kita harus memperhitungkan jumlah kategori jawaban yang akan
ditabelkan, karena pivot otomatis akan menggunakan kolom dan baris baru
ke samping/kebawah sehingga jika di samping atau dibawah ada tabel pivot
lain, maka akan error.
2. Untuk
tabel yang besar dengan ukuran file lebih dari 10MB, maka setiap
editing/updating data, maka secara default excel akan melakukan proses
Workbook Calculating yang kecepatannya tergantung dari processor dan ram
komputer. Ini cukup memakan waktu pengolahan data. Tetapi kendala ini
bisa dipecahkan dengan mematikan proses calculating otomatis menjadi
Calculating Manual artinya calculating akan dilakukan setiap kita akan
save file excel tersebut. Cara ini cukup efektif dilakukan dengan resiko
jika file tertutup tidak sengaja atau komputer mati tiba-tiba kita bisa
kehilangan data kita. Caranya klik tombol office > Excel Options
> Formulas > Calculation Options, pilih Manual dan Recalculate
Workbook before saving
3. Untuk
membuat kolom baru yang berisi pengkategorian dari sebuah kolom/jawaban
pertanyaan, atau membuat filter responden; kita harus membuat rumus
excel baik rumus matematika, logika maupun text. Banyak orang yang tidak
suka dengan hal ini karena di SPSS misalnya, kita dengan mudah untuk
melakukan filter atau pengkategorian jawaban baru.
2.4. Istilah-Istilah Excel 2007
Microsoft Excel merupakan
perangkat lunak untuk mengolah data secara otomatis meliputiperhitungan
dasar, penggunaan fungsi-fungsi, pembuatan grafik dan manajemen
data.Perangkat lunak ini sangat membantu untuk menyelesaikan
permasalahan administratif mulai yang paling sedernaha sampai yang lebih
kompleks. Permasalahan sederhana tersebut misalnya membuat rencana
kebutuhan barang meliputi namabarang, jumlah barang dan perkiraan harga
barang. Contoh permasalahan yang lebih kompleks adalah pembuatan
laporan keuangan (general ledger) yang memerlukan banyak perhitungan,
manajemen data dengan menampilkan grafik atau pivot tabel atau
penggunaan fungsi-fungsi matematis ataupun logika pada sebuah laporan.
untuk lebih jelasnya fungsi-fungsi tersebut di sampaikan pada paparan di
bawah ini :
Istilah-istilah dalam Excel
a) Cell
: merupakan bagian terkecil dari worksheet yng dapat diisi dengan
jumlah karakter (max. 255 karakter) isi cell dapat berupa value, formula
atau text. Contoh : cell A3, cell D5
b) Worksheet (lembar Kerja) : merupakan kumpulan dari 256 kolom dan 65536 baris.
c) Workbook (buku kerja) : merupakan kumpulan dari 256 worksheet (berlabel sheet1 sampai sheet 256)
d) Range
: merupakan sekelompok cell yang akan mendapataksi sama sesuai perintah
yang anda jalankan. Pemberian alamat/ address dilakukan mulai dari cell
sudut kiri atas sampai cell sudut kanan bawah. Contoh : A4:D6 → range
mulai dari cell A4 sampai cell D6
e) Alamat Relatif : merupakan alamat yang jika dituliskan kedalam bentuk rumus atau fungsi akan berubah jika dicopy ke cell lain.
Contoh : cell berisi formula A5*6 ,B3 dicopy ke C5 formula pada C5 berubah menjadi B8*6
Contoh : cell berisi formula A5*6 ,B3 dicopy ke C5 formula pada C5 berubah menjadi B8*6
f) Alamat Semi Absolut : merupakan alamat yang dituliskan dengan tanda $ didepan baris atau kolomsehingga nilai tidak akan berubah.
Contoh : Cell B1 berisi formula $A1*7,B1 dicopy kan ke D5 formula pada D5 menjadi $A5*7
Contoh : Cell B1 berisi formula $A1*7,B1 dicopy kan ke D5 formula pada D5 menjadi $A5*7
g) Alamat
Absolut : merupakan alamat yang dituliskan dengan tanda $ didepan baris
dan kolom.tekan tombol F4 untuk menghasilkan alamat absolut pada
formula bar. Contoh : cell B1 berisi formula $A$1&5,B1 dicopy kan ke
C3 formula pada C3 menjadi $A$1*5
h) Name
Box : menunjukkan pada cell/ range yang aktif saat itu. Anda dapat juga
membuat nama range melalui kotak nama disebelah kiri formula bar.
Contoh : Holla nama lain range A5:G7
ΓΌ Menggerakkan Penunjuk Sel (Cell Pointer)
Cell Pointer berfungsi untuk
penunjuk sel aktif. Yang dimaksud dengan sel aktif ialah sel yang akan
dilakukan suatu operasi tertentu. Untuk menggerakan ponter dengan Mouse
dapat dilakukan dengan meng-klik sel yang diinginkan. Untuk sel yang
tidak kelihatan kita dapat menggunakan Scroll Bar untuk menggeser layar
hingga sel yang dicari kelihatan lalu klik sel tersebut. Untuk kondisi
tertentu kita lebih baik menggunakan keyboard. Berikut daftar tombol
yang digunakan untuk menggerakan pointer dengan keyboard :
Tombol Fungsi :
· ← ↑ → ↓ Pindah satu sel ke kiri, atas, kanan atau bawah
· Tab Pindah satu sel ke kanan